Når faglighed skal finde den rette kunde: mødebookerens arbejde før mødet som mødebooker

Sælgeren træder ind til et møde og opdager, at kunden ikke kender formålet. Ingen har spurgt ind til udfordringen, og den forberedte præsentation rammer ved siden af. Sådan går det, når kalenderen får forrang for samtalen.

Et godt møde begynder længe før, nogen sætter sig ved bordet. Her kan en mødebooker skabe forbindelsen mellem virksomhedens faglige ekspertise og de mennesker, der faktisk kan få gavn af den. Det kræver nysgerrighed og gode spørgsmål – ikke bare et hurtigt ja.

Relevans kommer før kalenderen

Før man foreslår et møde, skal samtalen afklare, om der overhovedet er et match. Hvilken udfordring står virksomheden med? Hvem mærker den i hverdagen, og kan virksomhedens tilbud reelt hjælpe? Det er en enkel disciplin, men den bliver let overset, når målet alene er at fylde kalenderen.

Tænk på en virksomhed, der lancerer en ny rådgivningsydelse. I stedet for straks at foreslå et møde undersøger mødebooker, om den potentielle kunde faktisk står med den type udfordring, ydelsen er udviklet til at løse. Hvis behovet ikke er der, er et møde næppe den bedste brug af nogens tid. Den ærlige afklaring kan virke mindre offensiv, men den giver et langt bedre udgangspunkt for et samarbejde.

Det er her, kvalificering af kundeemner bliver konkret. En god indledende samtale er ikke et forhør; den skal give plads til, at kunden kan fortælle, hvad der skal løses. Er behovet relevant, kan man aftale, hvad mødet skal handle om. Så møder sælgeren op med et klart udgangspunkt i stedet for en standardpræsentation, der måske rammer helt ved siden af.

Indvendinger er ikke nødvendigvis et nej

Hvad gør man, når en travl leder siger, at tidspunktet ikke passer? Man lytter først. Et nej til tidspunktet er ikke automatisk et nej til indholdet, og den forskel er værd at forstå. Men samtalen skal aldrig blive en kamp for at få kalenderen til at makke ret.

Man kan spørge, om et senere tidspunkt eller en kort indledende samtale passer bedre. Hvis lederen stadig ikke ser relevansen, må det også være et acceptabelt svar. Efter min erfaring skaber en rolig tone mere tillid end selv den mest velsmurte salgsvending.

Det handler ikke om at tale kunden fra en indvending, men om at forstå den. Måske er behovet reelt, men tidspunktet dårligt; måske er en kollega tættere på problemstillingen; måske passer løsningen slet ikke. Mødebooking kan i alle tre tilfælde føre til et tydeligere næste skridt, også når der ikke bliver lavet en aftale med det samme.

For sælgeren er forskellen afgørende. Et møde, der er aftalt uden forståelse for kundens situation, kan ende i høflig smalltalk. En dagsorden, der er afstemt på forhånd, giver begge parter noget konkret at tage stilling til.

En brugbar overlevering gør mødet bedre

Forestil dig, at sælgeren skal mødes med en virksomhed, hvor flere personer kan være relevante. Mødebookeren afklarer, hvem der bør deltage, og noterer, hvilke emner kunden gerne vil drøfte. Sælgeren får dermed mere end et tidspunkt i kalenderen: Der følger oplysninger med om deltagerne, kundens aktuelle udfordringer og forventningerne til samtalen.

Den overlevering kan være forskellen på at starte forfra og at bygge videre. En kort snak mellem mødebooker og sælger før mødet kan afdække manglende oplysninger eller behov for at justere dagsordenen. Efter mødet bør sælgeren give tilbagemelding, så næste kontakt tager højde for det, kunden faktisk sagde. Det er ikke den mest synlige del af salgsarbejdet, men det er med til at holde dialogen sammen.

Hvis virksomheden vil undersøge, hvordan professionel mødebooking kan indgå i salgsarbejdet, beskriver Partnerdialogs arbejde med mødebooking en relevant mulighed. For mig er det afgørende, at processen tager udgangspunkt i kundens situation frem for en fast skabelon.

Book, udsæt eller lad være

Et praktisk beslutningskort behøver ikke være kompliceret. Book mødet, når der er et sandsynligt match, en relevant kontaktperson og et emne, kunden selv ønsker at drøfte. Udsæt det, hvis interessen er der, men kalenderen eller deltagerkredsen ikke er på plads. Lad være, hvis behovet mangler, eller tilbuddet ikke passer.

Det lyder næsten for enkelt, men de valg beskytter både kundens tid og sælgerens forberedelse. Når en mødebooker afklarer relevansen, håndterer tøven uden pres og giver sælgeren brugbare oplysninger, bliver mødet mere end en reservation. Det bliver begyndelsen på en samtale, hvor begge parter har noget på spil.

Og hvis svaret er nej? En ordentlig samtale kan stadig efterlade et godt indtryk. Det er en sundere måde at bygge relationer på end at kalde enhver kalenderaftale for en succes.

Se mere hos partnerdialog.dk.